Software voor installatiebedrijven: wanneer is een ERP-pakket te zwaar en werkt maatwerk beter?

Je monteurs schrijven werkbonnen nog op papier of typen ze 's avonds over vanuit WhatsApp-foto's. De planning staat in een Excel-sheet die alleen de planner begrijpt. Facturatie en urenregistratie zijn twee losse stappen die niemand met elkaar verbindt. Herkenbaar? Dan ben je waarschijnlijk al gaan zoeken naar "software voor installatiebedrijf" en kwam je terecht bij namen als AFAS, Exact of Syntess. Hieronder een eerlijke uitleg van wat die pakketten kosten, waarom ze voor kleinere installatiebedrijven vaak te zwaar zijn, en wanneer een gerichte maatwerkoplossing goedkoper en prettiger werkt.

De branchesoftware die je nu tegenkomt

Zoek je op software voor je installatiebedrijf, dan kom je steevast dezelfde namen tegen:

• AFAS en Exact: brede ERP-pakketten met een module voor de installatiebranche. Sterk in financiën en projectbeheer, maar generiek opgezet voor veel sectoren tegelijk.
• Syntess: een speler die specifiek voor installateurs bouwt, met een sterke mobiele app voor monteurs in het veld.
• Gilde Software en OpusFlow: kleinere, meer gespecialiseerde pakketten, OpusFlow met name gericht op zonnepanelen en warmtepompen.

Dit zijn serieuze, volwassen producten. Het probleem zit niet in de kwaliteit, het zit in de fit. Al deze pakketten zijn totaaloplossingen: calculatie, werkbonnen, planning, urenregistratie, facturatie, magazijnbeheer, allemaal in één systeem. Reken op €50 tot €150 per gebruiker per maand, plus een implementatietraject van €5.000 tot €30.000 om het systeem daadwerkelijk aan de praat te krijgen met jouw processen.

Waarom dat voor kleinere bedrijven vaak niet klopt

Voor een installatiebedrijf met vijf tot vijftien man is een volledig ERP-pakket regelmatig een maat te groot, om drie redenen:

• Je gebruikt een fractie van de functionaliteit. Magazijnbeheer, geavanceerde nacalculatie, meerdere kostenplaatsen: functies die pas relevant worden bij dertig-plus medewerkers, maar die je vanaf gebruiker één meebetaalt.
• De prijs schaalt met je team, niet met je behoefte. Neem je twee monteurs aan, dan stijgt de licentiekosten mee, ook als die twee alleen werkbonnen hoeven in te vullen.
• De implementatie duurt maanden. Een compleet ERP-traject inrichten, testen en uitrollen kost al snel twaalf tot twintig weken. Voor een bedrijf dat vooral wil dat monteurs stoppen met papieren werkbonnen, is dat een lange weg naar een kleine winst.

Het alternatief: een gerichte werkbon- en planningsapp

Niet elk installatiebedrijf heeft een heel ERP-systeem nodig. Vaak zit de echte pijn in twee of drie concrete stappen: monteurs die ter plekke een digitale werkbon invullen inclusief foto's en handtekening, een planner die in één scherm ziet wie waar zit, en die werkbon die automatisch doorstroomt naar facturatie zonder dat iemand het opnieuw hoeft over te typen.

Zo'n gerichte applicatie, gebouwd rond precies jouw werkproces in plaats van rond een generiek sjabloon, kost typisch €15.000 tot €40.000 om te bouwen, plus €100 tot €400 per maand aan hosting en onderhoud. Geen per-gebruiker prijs die meegroeit met je team, geen modules die je nooit gebruikt, en een doorlooptijd van weken in plaats van maanden. De koppeling met je bestaande boekhoudpakket (Exact Online, Moneybird, Twinfield) bouw je er gericht bij, in plaats van dat je overstapt naar een compleet nieuw systeem.

Wanneer kies je wél voor een kant-en-klaar pakket

Maatwerk is niet automatisch de betere keuze. Een pakket als AFAS of Syntess is de logische keuze als:

• Je meer dan twintig tot dertig medewerkers hebt en écht baat hebt bij de volledige breedte aan functionaliteit (magazijn, meerdere vestigingen, uitgebreide rapportage).
• Je proces grotendeels standaard is en niet wezenlijk afwijkt van hoe andere installatiebedrijven werken.
• Je liever een bestaand, onderhouden product koopt dan een systeem laat bouwen dat je zelf (of via een partij als wij) laat onderhouden.

En andersom: hoe specifieker jouw werkproces, hoe eerder een pakket gaat wringen, en hoe sneller de rekensom omslaat richting maatwerk. Dezelfde afweging beschrijven we uitgebreider, los van de installatiebranche, in onze gids over ERP op maat versus een kant-en-klaar pakket.

Hoe je dit in de praktijk uitzoekt

1. Schrijf op wat er nu misgaat, niet wat een pakket allemaal kan. Drie concrete knelpunten (werkbonnen, planning, facturatie-overtypen) zijn een betere leidraad dan een featurelijst.
2. Vraag bij een pakket door naar de prijs inclusief implementatie voor jouw exacte teamgrootte, niet de instapprijs die op de website staat.
3. Vraag bij maatwerk een vaste prijs voor de eerste, kleinste bruikbare versie: digitale werkbon plus planning, zonder alle extra's. Breid daarna uit als het nodig blijkt.

Twijfel je tussen een pakket als AFAS of Syntess en een gerichte oplossing op maat? Wij denken vrijblijvend mee over wat jouw installatiebedrijf daadwerkelijk nodig heeft, ook als het antwoord "gewoon een pakket" is. Bekijk wat we bouwen binnen maatwerksoftware of vraag een koppeling met je bestaande boekhoudpakket aan.